この訓令は、別に定めがあるもののほか、外ヶ浜町情報公開条例(平成17年外ヶ浜町条例第197号。以下「条例」という。)の規定による町長が保有する行政文書の開示等に関する事務(以下「行政文書開示事務」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2　開示窓口の設置等

1　開示窓口

行政文書開示事務を円滑に行うため、情報公開窓口(以下「開示窓口」という。)を総務課に設置する。

2　情報公開担当

(1)　情報公開制度の適切かつ円滑な運用を図るため、各課(室)に情報公開担当を置く。

(2)　情報公開担当は、次の事項を行うものとする。

ア　開示請求者への対応

イ　開示窓口及び関係各課(室)との連絡調整

ウ　所属職員に対する指導

(3)　各課(室)長は、所属職員の中から1人を情報公開担当として指定するものとする。

3　開示窓口で行う事務

開示窓口で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　開示請求に係る相談、案内及び受付に関すること。

(2)　行政文書の開示に係る費用の徴収に関すること。

(3)　異議申立ての受付に関すること。

(4)　行政文書の目録の管理及び閲覧に関すること。

(5)　行政文書開示事務の調整に関すること。

4　担当課等で行う事務

担当課等が行う事務は、次のとおりとする。

(1)　開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。

(2)　事案の移送に関すること。

(3)　第三者に対する意見書提出の機会の付与に関すること。

(4)　開示決定等及び決定通知に関すること。

(5)　行政文書の写しの作成に関すること。

(6)　行政文書の開示の実施に関すること。

(7)　異議申立てに係る外ヶ浜町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。

(8)　異議申立てに対する決定及び通知に関すること。

(9)　行政文書の目録の作成に関すること。

5　開示窓口における相談及び案内

(1)　情報の特定

開示窓口の職員は、来訪者が求める情報が特定できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

(2)　情報の内容に応じた対応の選択

ア　開示窓口の職員は、来訪者が求める情報の内容により、次のいずれにより対応すべきものであるかを判断するものとする。

(ア)　行政資料の提供等(条例第32条)

(イ)　法令等の規定による行政文書の開示(条例第16条)

(ウ)　自己情報の開示請求(外ヶ浜町個人情報保護条例(平成17年外ヶ浜町条例第196号)第13条第1項)

(エ)　行政文書の開示請求(条例第5条)

イ　行政資料の提供等

町作成の刊行物等の行政資料を提供すること等で対応可能な場合には、これらにより情報提供を行うものとする。また、行政文書の定義から除かれているもの(条例第2条第2号ただし書)及び条例第2章の規定(行政文書の開示等)を適用しないこととしているもの(条例第31条第1号及び第2号)については、他の制度により閲覧等が可能であるので、それぞれの手続を説明するものとする。

ウ　法令等の規定による行政文書の開示

法令等の規定により、何人にも条例による方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、条例では、当該同一の方法による開示を行わないこととしているので、当該法令等の規定による開示の手続を説明するものとする。なお、条例に基づく開示が行われないのは、法令等の規定による開示の方法と条例の規定による開示の方法とが同一の場合に限られるので、当該法令等の規定による開示の方法以外の方法により開示が可能な場合もあることに注意しなければならない。

エ　自己情報の開示請求

条例により、自己を本人とする個人情報が記録された行政文書について開示請求を行うことは可能であるが、条例では、開示請求者が誰であるかにかかわらず不開示情報の該当性を判断することとなるため、当該個人情報については、条例第7条第3号ただし書又は条例第9条のいずれかに該当しない限り、開示されないこととなる。したがって、自己を本人とする個人情報の開示について相談があった場合は、外ヶ浜町個人情報保護条例による自己情報の開示請求の手続を説明するものとする。

オ　行政文書の開示請求

イからエまでの方法では対応できない場合は、条例第5条に基づく開示請求として応ずるものとし、行政文書開示請求書(外ヶ浜町長が保有する行政文書の開示等に関する規則(平成17年外ヶ浜町規則第12号。以下「規則」という。)様式第1号。以下「請求書」という。)に必要事項を記載させ、提出させるものとする。なお、この場合においては、行政文書の定義から除かれているものがあること(条例第2条第2号ただし書)、条例第2章の規定(行政文書の開示等)が適用されないものがあること(条例第31条)及び適用区分が設けられているものがあることに、重ねて留意しなければならない。

(3)　担当課等の特定

ア　開示窓口の職員は、来訪者が求める情報の内容により、担当課等を特定するものとする。

イ　同一内容の行政文書が複数の担当課等に存在する場合は、原則として当該行政文書に係る事務事業の主体となっている課を当該行政文書の開示に関する担当課等とする。

(4)　郵送等による開示請求の相談

開示請求を郵送又はファクシミリで行いたい旨の相談があった場合は、請求書の備付け場所並びに請求書の提出先の住所、郵便番号及びファクシミリ番号を教示する等相談者が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう適切な対応に努めるものとする。

第3　開示請求に係る事務

1　行政文書の特定及び請求書の受付等

(1)　行政文書の特定

ア　来訪者が開示請求をしようとする場合は、開示窓口の職員は、担当課等の職員の同席を求めるものとし、当該担当課等の職員は、来訪者との面談により開示請求に係る行政文書を検索し、特定するものとする。

イ　行政文書の特定に当たっては、開示を求められている行政文書が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合があることに留意する必要がある。

(2)　請求書の受付

ア　請求書は、開示窓口においてのみ受け付けるものとする。担当課等に直接相談があった場合は、当該担当課等において、行政資料の提供等や法令等の規定による行政文書の開示により対応できる場合を除き、開示窓口を案内するものとする。

イ　開示窓口の職員は、必要事項が記載されている請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受日付印を押印し、職員記載欄に担当課等名を記載するとともに、行政文書の開示を求められた方へ(様式第2号)に必要事項を記載の上、開示請求者に交付するものとする。

(3)　請求書の受付に当たっての留意事項

ア　開示請求者の押印は、要しないものである。

イ　「開示を請求する行政文書の名称」欄については、原則として日本語により記載してもらうものとする。

ウ　開示請求をする行政文書の名称を請求書の所定の欄に書き切れないときは、別紙(任意様式)に記載の上、請求書に添付してもらうものとする。

エ　開示請求をしようとする者が身体の障害等により、自ら請求書に記載することが困難な場合は、開示窓口の職員が代筆する等適当な方法により対応するものとする。

(4)　請求書の補正

ア　請求書の記載事項に不備がある場合等形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、開示窓口の職員は、その場で補正を求めるものとする。郵送やファクシミリによる開示請求の場合等その場で補正を求めることができないときは、担当課等が速やかに開示請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正(請求書の補正)を求めるものとする。なお、補正を求める場合には、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供しなければならないものである。

イ　相当の期間を定めて、補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正されない場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに開示請求者に対し、その旨を開示請求却下通知書(様式第3号)により通知するとともに、その写しを総務課に提出するものとする。

ウ　補正を求めた開示請求に係る決定通知は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内にしなければならない。(4の(2)参照)

(5)　郵送等による開示請求の取扱い

ア　条例第6条では、開示請求は書面によることとしているので、郵送又はファクシミリによる開示請求は認められるが、口頭又は電話による開示請求は、認められない。

イ　郵送又はファクシミリによる開示請求があった場合は、(2)のイに準じて処理するものとし、開示請求者に対し、行政文書の開示を求められた方へ(様式第2号)を送付するものとする。

2　受付後の請求書の取扱い

(1)　開示窓口は、請求書を受け付けた場合は、直ちに当該請求書を担当課等に配付するものとする。

(2)　開示窓口は、行政文書開示請求処理簿(様式第5号)により常に開示請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

3　事案の移送

(1)　移送の協議

担当課等は、条例第12条第1項の規定により開示請求事案を他の実施機関に移送することが適当と認める場合には、遅滞なく、当該他の実施機関と協議するものとする。なお、当該協議は、必ずしも文書による必要はなく、当該他の実施機関の了解が得られれば、口頭で行っても差し支えない。

(2)　移送の決定及び通知等

担当課等は、他の実施機関との協議が整ったときは、遅滞なく、事案の移送を決定し、移送先の実施機関に対し開示請求事案移送書(様式第6号)に当該事案に係る請求書及び関係書類を添付して送付するとともに、開示請求者に対し、開示請求事案移送済通知書(様式第7号)により通知するものとする。

(3)　移送後の協力

担当課等は、事案の移送後、移送を受けた実施機関との連絡を密にし、開示請求に係る行政文書の貸与等開示の実施に必要な協力をしなければならない。

(4)　移送を受けた場合

担当課等は、他の実施機関から事案の移送を受けた場合は、当該事案に係る決定通知の期間に留意し、開示請求者の利益を損なうことのないよう事案を処理するものとする。また、移送先の実施機関との連絡を密にし、必要が生じた場合は、開示の実施について協力を求めるものとする。

(5)　移送に関する留意事項

事案が移送された場合は、移送した実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされること、また、決定通知の期間は、移送した実施機関が請求書を受け付けた日から起算されることに留意しなければならない。

(6)　移送書等の写しの提出及び送付

担当課等は、開示請求事案移送書(様式第6号)を送付した場合、開示請求事案移送済通知書(様式第7号)により通知した場合又は事案の移送を受けた場合は、これらの写し(事案の移送を受けた場合は、事案を移送する旨の通知の写し)を総務課に提出するものとする。

4　開示決定等

(1)　不開示情報該当性等の検討

担当課等は、開示請求があった場合は、開示請求に係る行政文書に記録されている情報が、条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。また、不開示情報に該当する情報が記録されている場合にあっては、条例第8条の規定による部分開示ができるかどうか及び条例第9条の規定による公益上の理由による裁量的開示ができるかどうかについても検討するものとする。

(2)　決定通知の期限

決定通知の書面は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内((3)により決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで又は相当の部分につき決定通知をすべき期間内)に開示請求者に届かなければならず、この期間内に届かない場合には、開示請求者において不開示決定があったものとみなすことができるので留意すること。

(3)　決定通知の期間の延長

ア　条例第11条第5項の規定による延長

事務処理上の困難その他正当な理由により決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示請求者に対し、決定通知期間延長通知書(様式第8号)により通知するものとする。なお、延長する期間については、開示決定等をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

イ　条例第11条第6項の規定による延長

開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から45日以内にそのすべてについて決定通知をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、担当課等は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示請求者に対し、決定通知期間特例延長通知書(様式第9号)により通知するものとする。この場合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4)　第三者に関する情報の取扱い

担当課等は、開示請求に係る行政文書に、町、国、独立行政法人等、町以外の地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、「8　第三者への意見書提出の機会の付与」により処理するものとする。

(5)　国、独立行政法人等又は町以外の地方公共団体からの意見聴取

担当課等は、開示請求に係る行政文書に、国又は町以外の地方公共団体に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて、口頭又は書面により、これらの者の意見を聴取するものとする。

(6)　関係各課(室)等との連絡調整

担当課等は、開示請求に係る行政文書の中に、他の担当課等若しくは町の他の機関が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又はこれらが作成した行政文書が含まれている場合は、事案の移送を行う場合を除き、必要に応じ、関係各課(室)等と連絡を取り、調整を行うものとする。

(7)　開示決定等の決裁

開示決定等の決裁区分は、外ヶ浜町事務決裁規程(平成17年外ヶ浜町訓令第6号。以下「事務決裁規程」という。)等の定めるところによる。

(8)　決定通知

担当課等は、開示決定等をした場合は、開示請求者に対し、行政文書開示決定通知書(様式第10号)、行政文書一部開示決定通知書(様式第11号)又は行政文書不開示決定通知書(様式第12号)(以下「決定通知書」と総称する。)により通知するものとする。なお、開示請求があった際、条例第11条第1項ただし書の規定により口頭告知を行った場合は、請求書の余白に直ちに開示した旨を記載するものとする。

(9)　決定通知書の記載方法

決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。

ア　「第　号」部分(様式第10号、様式第11号及び様式第12号)

外ヶ浜町文書事務整理保存規程(平成17年外ヶ浜町訓令第9号)の定めるところにより、文書番号を記入するものとする。

イ　「開示請求をした行政文書の名称」欄(様式第10号、様式第11号及び様式第12号)請求書の「開示請求をする行政文書の名称」欄に記載されている内容を転記する。

ウ　「開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称」欄(様式第8号、様式第11号及び様式第12号)当該開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称を記載する。複数の行政文書を特定した場合は、それぞれの行政文書の名称を記載するものとする。なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

エ　「行政文書の開示の日時及び場所」(様式第10号及び様式第11号)

(ア)　開示の日時は、決定通知の日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、担当課等は、開示請求者及び開示窓口と事前に連絡を取り、都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。また、行政文書の写しを送付する場合は、「日時」欄を斜線で消すものとする。

(イ)　開示の場所は、原則として担当課とし、行政文書の写しを送付する場合は、「場所」欄に「送付」と記載するものとする。

オ　「開示しない部分」欄(様式第11号)

開示しない行政文書の名称又は開示しない情報の概要について、開示請求者が容易に判別できるよう、かつ、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

〔例〕

・「○○のうち特定個人の氏名、住所」

・「○○のうち用地買収計画の部分」

カ　「4の部分を開示しない理由」欄(様式第11号)

条例第7条の該当号及び開示しない具体的理由について、開示請求者が容易に理解できるよう記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

キ　「行政文書を開示しない理由」欄(様式第10号)

カと同様に記載するほか、不開示情報以外の情報が含まれているにもかかわらず部分開示をしない場合には、その理由を記載するものとする。

〔例〕

・「不開示情報が記録されている部分とそれ以外の部分との分離が、既存の機器では行えず、これらを分離するための機器の購入に多額の費用を要するため、部分開示はしない。」

・「不開示情報の部分を除くと、それ自体としては無意味な文字(数字、符号)のみとなるため、部分開示はしない。」

ク　「(4の部分を)開示することができる期日及び範囲」欄(様式第11号及び様式第12号)

行政文書の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示情報に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、行政文書の全部又は一部を開示することができる期日(複数の不開示情報に該当する場合には、それらすべての不開示情報に該当しなくなる期日)が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。

ケ　「備考」欄(様式第10号、様式第11号及び様式第12号)

必要な事務連絡を記載する。また、様式第10号及び様式第11号の場合にあっては、請求書に記載された求める開示の実施の方法(閲覧、聴取、視聴を除く。)により開示を実施した場合の①写しの作成に要する費用の額及び②写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載するものとする。

〔例〕

写しの作成に要する費用の額　＠20円×10枚(白黒)＝200円

写しの送付に要する費用の額　郵便料金190円

(10)　通知書の写しの提出及び送付

決定通知期間延長通知書(様式第8号)、決定通知期間特例延長通知書(様式第9号)及び決定通知書の写しの提出及び送付については、3の(6)に準じて行うものとする。

5　行政文書を保有していない場合

(1)　請求書の受付後に開示請求に係る行政文書を保有していないことが判明した場合は、担当課等は、速やかに開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を行政文書不開示決定通知書(様式第12号)により通知するものとする。

(2)　この場合、行政文書不開示決定通知書(様式第12号)中「2開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称」欄を斜線で消し、「3行政文書を開示しない理由」欄には、開示請求に係る行政文書を保有していない具体的理由を記載するものとする。また、「条例第7条第　号該当」の部分には、取消線を引くものとする。

〔例〕

「条例第7条第　号該当」

・「○○は(開示請求された行政文書は)、○○年度に作成(取得)したものであり、保存年限○年のため○年○月に廃棄処分したので、保有していません。」

・「○○は(開示請求された行政文書は)、○○のために作成(取得)されるものであるが、○○(行政文書の性質、不存在の理由等)のため、保有していません。」

(3)　開示請求に係る行政文書を保有していない場合でも、他の方法により、情報の提供が可能なときは、その旨を当該通知書の備考欄に記載するものとする。

(4)　行政文書不開示決定通知書(様式第12号)の写しの提出及び送付については、3の(6)に準じて行うものとする。

6　存否応答拒否をする場合

(1)　開示請求に係る行政文書が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合は、担当課等は、遅滞なく、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を行政文書不開示決定通知書(様式第12号)により通知するものとする。

(2)　この場合、行政文書不開示決定通知書(様式第12号)中「2開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称」欄を斜線で消し、「3行政文書を開示しない理由」欄には、開示請求に係る行政文書が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる具体的理由を記載するものとする。また、「条例第7条第　号該当」の部分には、開示請求に係る行政文書が仮に存在した場合に適用することとなる不開示情報の該当号を記載するものとする。

〔例〕

・「条例第7条第3号該当」

「(理由)開示請求された行政文書については、当該行政文書の存否を答えること自体が個人の権利利益を侵害することとなり、条例第7条第3号により不開示とすべき情報を開示することとなるので、存否を答えることはできません。また、仮に当該行政文書が存在するとしても、同号に該当して不開示となります。」

(3)　存否応答拒否ができるのは、仮に開示請求に係る行政文書が存在する場合には、必ず不開示情報に該当し不開示となるときであり、不開示とならないときは、存否応答拒否ができないこと、また、存否応答拒否が必要な類型の開示請求(例えば、特定の人、事項等に着目した探索的な請求)に対しては、常に存否応答拒否をしなければならないことに留意する必要がある。

(4)　行政文書不開示決定通知書(様式第12号)の写しの提出及び送付については、3の(6)に準じて行うものとする。

7　適用外行政文書に係る開示請求の場合

(1)　条例が適用されない行政文書(条例第2条第2号ただし書に規定するもの、条例第31条各号に規定するもの。)に係る開示請求があった場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに、開示請求者に対し、開示請求却下通知書(様式第3号)により通知するものとする。

(2)　開示請求却下通知書(様式第3号)の写しの提出及び送付については、3の(6)に準じて行うものとする。

8　第三者への意見書提出の機会の付与

(1)　条例第13条第1項の規定による場合

担当課等は、開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に意見書提出の機会を与えるものとする。

ア　意見書提出の機会の付与の方法

意見書提出の機会の付与は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書の名称等を書面(行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第13号の1))により通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第14号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

イ　口頭で通知する場合

担当課等は、例外的に口頭(面接又は電話)により通知する場合は、第三者に対し、行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第13号の1)に記載する事項と同一の事項を通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第14号)をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

ウ　第三者への通知

担当課等は、第三者が開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、第三者に係る情報が記録された行政文書について、全部又は一部を開示する旨の決定をしたときは、直ちに、当該第三者に対し、行政文書の開示について(様式第15号)により通知するものとする。

(2)　条例第13条第2項の規定による場合

担当課等は、開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、当該情報を条例第7条第3号イ、同条第4号ただし書若しくは同条第8号ただし書又は条例第9条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が判明しない場合を除き、当該第三者に対し、意見書提出の機会を付与しなければならない。

エ　意見書提出の機会の付与の方法

意見書提出の機会の付与は、第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書の名称等を書面(行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第13号の2))により通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第14号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

オ　第三者への通知

(1)のウと同様に処理するものとする。

(3)　意見書提出の機会を付与した場合の留意点

(1)又は(2)により、意見書の提出を求められた第三者が、当該行政文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、全部又は一部を開示する旨の決定を行うときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意しなければならない。

(4)　通知書等の写しの提出

担当課等は、行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第13号の1、様式第13号の2)により通知した場合、行政文書の開示に係る意見書(様式第14号)の提出があった場合及び行政文書の開示について(通知)(様式第15号)により通知した場合は、これらの写しを総務課に提出するものとする。

9　行政文書の開示

(1)　開示の日時及び場所

ア　行政文書の開示は、その写しを送付する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所(4)の(9)のエ参照)において実施するものとされている。(条例第14条第2項等)

イ　開示請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合においては、改めて決定通知書を送付することを要せず、開示決定等の起案文書に変更した日時を記載するとともに、その旨を総務課に連絡するものとする。

(2)　開示の準備

ア　担当課等の職員は、開示の時刻までに、開示の場所へ開示請求に係る行政文書を搬入し、待機するものとする。

イ　担当課等は、原本による開示をすることができない場合は、あらかじめ原本を複写したもの又はその写しを準備するものとする。

(3)　開示を受ける者の確認

担当課等の職員は、開示の場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、その者が決定通知書に記載されている名あて人であるかどうかの確認を行うものとする。

(4)　開示の方法

行政文書の開示の方法は、次のとおりとする。なお、行政文書の開示は、原則として、行政文書の原本により行うものであるが、直接閲覧又は視聴に供することにより汚損され、又は破損されるおそれがあるとき、一部を開示するとき等にあっては、原本(マイクロフィルムにあっては用紙に印刷したものを、また、電磁的記録にあっては用紙に出力したものを含む。以下同じ。)を複写したもの又はその写しにより行うことができる。

ア　文書、図画又は写真

(ア)　原本を閲覧に供し、又は原本を複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。

(イ)　交付する写しの用紙の大きさは、日本工業規格B5、A4、B4及びA3とし、A3を超える大きさの場合は、業者に写しの作成を依頼するものとする。なお、原本の大きさが、A3を超える場合であって、A3までの大きさの用紙による分割コピーの希望があったときは、これにより処理することができるものとする。

(ウ)　両面に印刷されたものについては、1ページごとに写しを作成するものとする。

イ　フィルム

(ア)　マイクロフィルム

専用機器により映写したもの若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は用紙に印刷したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの大きさは、アの(イ)と同様とする。

(イ)　写真フィルム

印画紙に印画したものを交付することにより行うものとする。なお、印画紙へ印画する作業は、業者に依頼するものとする。

(ウ)　スライドフィルム

専用機器により映写したものを閲覧に供することにより行うものとする。

(エ)　映画フィルム

専用機器により映写したものを視聴に供することにより行うものとする。

(オ)　写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルムのうち不開示情報が記録されているものについては、当該不開示情報を容易に区分して除くことが困難であるため開示できないものである。

ウ　電磁的記録

(ア)　用紙に出力したものを閲覧に供し、又は用紙に出力したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、アの(イ)と同様とする。

(イ)　用紙に出力することができない電磁的記録

音声又は動画として記録されている電磁的記録のように用紙に出力することができないものは、カセットテープレコーダー、ビデオカセットレコーダー等の専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供することにより行うものとする。

(ウ)　(ア)及び(イ)にかかわらず、担当課等において、電磁的記録を開示するために新たな機器等を購入することなく、かつ、通常の事務に支障を来すことがない範囲において対応することができる場合は、次に掲げる方法により行うことができる。

a　次に掲げる媒体に複写したものを交付すること。

(a)　録音カセットテープ(120分テープに限る。)

(b)　ビデオカセットテープ(VHS方式の120分テープに限る。)

(c)　フロッピーディスク(3.5インチ2HDに限る。)

(d)　MOディスク(1.3ギガバイトまでのもの)

(e)　CD―R(700メガバイトまでのもの)

(f)　DVD―R(4.7ギガバイトまでのもの)

b　専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供すること。

(エ)　電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合のファイル形式については、原則として変換しないものとする。ただし、容易に変換できるときは、開示請求者の希望するファイル形式に変換して行うことができるものとする。

(オ)　電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合において、当該電磁的記録の中に当該電磁的記録を作成した機器固有の文字、符号等(独自に作成した外字等)が含まれているときは、開示請求者に対し、その旨を説明した上で、交付するものとする。

(カ)　音声又は動画として記録されている電磁的記録のうち不開示情報が記録されているものについては、一般に不開示情報とそれ以外の情報を容易に区分することが困難であり、仮に区分できたとしても、不開示情報が記録されている部分を除くためには、データ編集用の専用機器又はプログラム等が必要となることから、開示できないものである。

(5)　部分開示の方法

ア　文書、図画、写真又はフィルム(用紙に印刷したものに限る。)

(ア)　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合

a　ページ単位で取り外しのできる場合は、不開示部分を取り外して開示部分のみを閲覧に供し、又はその写しを交付する。

b　ページ単位で取り外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写したもの、不開示部分をクリップで挟んで閉ざしたもの、不開示部分を袋で覆ったもの等を閲覧に供し、又はこれらのうちの開示部分の写しを交付する。

(イ)　開示部分と不開示部分が同一ページにある場合

不開示部分を遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写したもの等を閲覧に供し、又はこれらの写しを交付する。

イ　電磁的記録

(ア)　用紙に出力したものにより開示する場合

用紙に出力したものについて、アと同様の方法により行う。

(イ)　専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供する場合

パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサ等のファイルであって、不開示とするデータを他の記号等(例えば×、●、■等)に置き換えることができる場合にあっては、元のファイルから複製したファイルを当該方法により処理した上で、閲覧、聴取又は視聴に供する。

(ウ)　フロッピーディスク等に複写したものを交付する場合

(イ)と同様の方法により行う。

(6)　開示の実施時の立会い

担当課等の職員は、行政文書の紛失、汚損等を防止するため必要があると認める場合は、開示の実施に立ち会うものとする。

(7)　写しの交付に関する留意点

ア　請求書において選択された求める開示の実施の方法が閲覧(聴取又は視聴)のみである場合であっても、開示の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しを交付できるものとする。

イ　著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられている物については、写しの交付ができないので、留意する必要がある。

ウ　写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。

エ　写しの送付は、郵送により行うものとする。

10　費用徴収

(1)　費用の額

写しの作成に要する費用の額は、別表の費用欄に掲げるとおりとし、写しの送付に要する費用の額は、郵便料金とする。

(2)　費用の徴収方法

写しの作成及び送付に要する費用は、外ヶ浜町財務規則(平成17年外ヶ浜町規則第42号)の定めに従い、次により徴収するものとする。

ア　担当課等において写しの交付を行う場合

写しの作成に要した費用を現金で徴収し、開示請求者に対して財務規則等で定める領収証書又は領収書を交付する。

イ　郵送により写しの交付を行う場合

次の手続に従い納入通知書により徴収する。ただし、閲覧後に郵送による写しの交付を求められた場合であって、写しの作成及び送付に要する費用の額をその場で確定できるときは、現金で徴収することができる。納入通知書によるか、現金徴収によるかは、開示請求者の便宜を考慮して決定するものとする。

(ア)　担当課等は、写しの枚数、写しの作成に要した費用及び郵便料金を開示窓口に連絡する。

(イ)　担当課等は、決定通知書に開示窓口発行の納入通知書を添えて開示請求者に送付する。

(ウ)　開示窓口は、費用の納付を確認次第担当課等に連絡するものとし、連絡を受けた担当課等は、直ちに、開示請求者に対して写しを送付する。

ウ　郵便料金に係る特例的扱い

開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。

(3)　収入の歳入科目

収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入　(細節)情報公開

(4)　複写したものにより閲覧等を行った場合

原本を複写したものにより閲覧、聴取、視聴及び写しの作成を行った場合の当該複写したものの作成に要した費用は、徴収しないものとする。

11　更なる開示の申出

(1)　開示請求をして行政文書の開示を受けた者から、同一の行政文書について更に開示を受けたい旨の相談があった場合は、開示窓口の職員は、更なる開示の申出書(様式第4号)を提出するよう説明するものとする。なお、更なる開示の申出は、最初に開示を受けた日の翌日から起算して30日以内でなければすることができないので、30日を超えてから相談があった場合は、再度開示請求を行うよう説明するものとする。

(2)　担当課等は、更なる開示の申出があった場合は、速やかに、これに応ずるものとし、更なる開示の申出をした者に対し、更なる開示の実施について(通知)(様式第16号)により通知するものとする。

(3)　更なる開示の申出に係る行政文書の開示、費用徴収については、開示請求があった場合と同様に行うものとする。(9及び10参照)

(4)　担当課等は、更なる開示の申出書(様式第4号)の提出があった場合及び更なる開示の実施について(通知)(様式第16号)により通知した場合は、これらの写しを総務課に提出するものとする。

第4　異議申立てがあった場合の取扱い

開示決定等について不服のある者は、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定により不服申立てをすることができる。不服申立てには、審査請求及び異議申立てがあるが、実施機関に対し、開示決定等に対する異議申立てがあった場合は、次により取り扱うものとする。なお、開示請求の却下は、開示決定等ではないから、開示請求の却下に対する異議申立てがあった場合は、一般的な処分に対する異議申立ての場合と同様に、行政不服審査法の規定に基づいてのみ処理することとなるものであり、審査会への諮問は、要しない。

1　異議申立書の受付

(1)　異議申立書は、開示窓口において受け付けるものとする。

(2)　開示窓口において異議申立書を受け付けた場合は、その写しを直ちに、当該異議申立てに係る開示決定等を行った各課(室)に配付するものとする。

(3)　開示窓口は、異議申立てがあった場合は、異議申立処理簿(様式第17号)に必要事項を記載し、常に異議申立てに係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

2　第三者から異議申立てがあった場合の取扱い

(1)　第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る開示決定に対して当該第三者から異議申立てがあった場合、当該異議申立てが提起されただけでは、開示の実施は停止されないので、このような場合にあっては、開示窓口の職員は、異議申立人に対し、開示の実施を停止するためには執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法第34条第2項及び第48条)説明するものとする。

(2)　各課(室)は、開示の実施に係る執行停止の申立てがあった場合において執行停止を決定したとき、又は職権により執行停止を決定したときは、開示請求者及び異議申立人に対し、速やかに、その旨を書面により通知するものとする。

3　異議申立ての審査

(1)　記載事項の確認

各課(室)は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について異議申立書の確認をするものとする。

ア　異議申立書の記載事項の確認

(ア)　異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

(イ)　異議申立てに係る処分

(ウ)　異議申立てに係る処分があったことを知った年月日

(エ)　異議申立ての趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　異議申立ての年月日

(キ)　異議申立人が、法人その他の社団又は財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって異議申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　異議申立人(異議申立人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって異議申立てをするときは代理人)の記名の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

エ　異議申立期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)の異議申立てかどうか

オ　異議申立適格の有無(開示決定等によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。)

(2)　異議申立書の補正

各課は、当該異議申立てが、(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　異議申立てについての却下の決定

各課は、当該異議申立てが次のいずれかに該当する場合は、速やかに当該異議申立てを却下する旨の決定を行い、異議申立て却下通知書(様式第21号)を異議申立人に送付するものとする。また、この場合においては、審査会への諮問は、要しないものである。なお、当該異議申立てが第三者からなされたものであるときは、7の(5)及び(7)についても留意しなければならない。

ア　異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

4　開示決定等の再検討

(1)　各課は、適法な異議申立てがあった場合は、直ちに、当該異議申立てに係る開示決定等が妥当であるかどうか再検討を行うものとする。

(2)　各課は、再検討の結果、条例第17条第1項第2号に該当しないと判断したときは、速やかに、審査会へ諮問するものとする。

(3)　各課は、再検討の結果、条例第17条第1項第2号に該当すると判断したときは、速やかに、当該異議申立てに対する決定(行政文書の一部を開示する旨の決定又は行政文書を開示しない旨の決定を変更し、異議申立てに係る行政文書の全部を開示する旨の決定)を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するものとする。また、この場合においては、審査会への諮問は、要しないものである。

5　審査会への諮問

(1)　各課は、審査会に諮問する場合は、行政文書の開示決定等に対する異議申立てについて(諮問)(様式第18号)を作成の上、次に掲げる書類を添付して、総務課に提出するものとする。なお、オの書類を提出することができないときは、その理由を記載した書面を提出するものとする。

ア　異議申立書の写し

イ　請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　第三者からの意見書の写し

オ　異議申立ての対象となった行政文書の写し(不開示とした部分及びその記載内容が分かるもの)

カ　アからオまで掲げるもののほか、必要な書類

(2)　各課は、審査会に諮問した場合は、速やかに次に掲げる者に対し、諮問実施済通知書(様式第19号)により通知するものとする。

ア　異議申立人及び参加人

イ　開示請求者(開示請求者が異議申立人又は参加人である場合を除く。)

ウ　当該異議申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が異議申立人又は参加人である場合を除く。)

(3)　各課は、審査会から、条例第20条第1項の規定により開示決定等に係る行政文書の提示を求められた場合、同条第3項に規定する書類の作成・提示を求められた場合、又は同条第4項の規定により意見若しくは説明又は資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　審査会の答申

総務課は、審査会から答申があった場合は、直ちに、当該答申書を諮問した各課に配付するものとする。なお、答申書については、審査会からその写しが異議申立人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されることとなる。

7　異議申立てに対する決定

(1)　各課は、答申書の配付があった場合は、速やかに答申を尊重して異議申立てに対する決定を行う(決定書を作成する。)ものとする。

(2)　各課は、異議申立てを棄却する場合は、その旨の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人(参加人及び当該異議申立てが第三者からなされたものであるときは、開示請求者を含む。(3)において同じ。)に送付するものとする。

(3)　各課は、異議申立てを認容(一部認容を含む。)する場合は、当初の開示決定等を答申と同内容に変更する旨の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するものとする。

(4)　各課は、異議申立てに対する決定により、行政文書の開示を行う必要がある場合は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　開示する行政文書の名称

イ　開示する日時及び場所

ウ　開示に要する費用の額

(5)　各課は、全部又は一部を開示する旨の決定に対する第三者からの異議申立てを却下し、又は棄却する決定を行う場合には、当該第三者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　異議申立てを棄却し、又は棄却した旨及びその理由

イ　開示する行政文書の名称

ウ　開示を実施する日

(6)　各課は、第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定に対して異議申立てがあった場合において、これらの決定を変更し、これらの決定に係る行政文書を開示する旨の決定をするときは、(当該第三者が参加人として異議申立てに参加し、開示に反対の意思を表示している場合に限る。)当該参加人に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　異議申立てに係る一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定を変更し、これらの決定に係る行政文書を開示する旨及びその理由

イ　開示する行政文書の名称

ウ　開示を実施する日

(7)　(5)及び(6)の場合においては、異議申立てに対する決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する必要がある。(条例第17条第4項第2号及び同項において準用する第13条第3項)

8　決定書の謄本等の写しの提出及び送付

各課は、開示の実施の執行停止を書面により通知したとき、補正書の提出があったとき、決定書の謄本を送付したとき、諮問実施済通知書(様式第19号)により通知したとき、7の(4)、(5)及び(6)により書面により通知したときは、これらの写しを総務課に提出するものとする。

第5　行政文書の目録

1　行政文書の目録

各課は、条例第28条に規定する行政文書の目録として文書件名目録(様式第20号)を作成するものとする。

2　文書件名目録の作成及び提出

(1)　文書件名目録(様式第20号)は、前年度に完結した文書について、保管文書・保存文書別、完結年度別、書目分類別に作成するものとする。

(2)　各欄の記入方法は、次のとおりとする。

ア　「機関名」欄

課名を記入すること。

イ　「保管(保存)場所」欄

文書を保管又は保存している場所を記入すること。(例：倉庫、耐火書庫、○○課内)

ウ　「完結年度」欄

当該文書の完結年度を記入すること。

エ　「分類記号」欄

文書分類表で定める分類記号を記入すること。大分類、中分類、小分類、細分類の順に左マスから記入すること。

オ　「書目分類名(台帳・簿冊名)」欄

文書分類表で定める簿冊(ファイル名)を記入すること。

(3)　文書件名目録(様式第20号)は2部作成の上、1部を検索資料として各課において保管し、残りの1部については、毎年度の4月末日までに、総務課へ提出するものとする。

3　文書件名目録等の備付け

(1)　開示窓口においては、次に掲げるものを備え付け、閲覧できるようにしておくものとする。

ア　各課が保有する行政文書に係る文書件名目録(様式第20号)及び電磁的記録の管理に関する台帳の写し

イ　文書分類表

ウ　文書の管理に関する定め(文書取扱規程及び電磁的記録の取扱いに関する要綱等)

附則

附則(平成20年3月19日訓令第11号)

附則(平成25年3月18日訓令第2号)

附則(令和5年3月10日訓令第7号)

写しの作成に要する費用