(目的)

第1条　この規程は、外ヶ浜町鳥獣被害防止対策協議会(以下「協議会」という。)における事務処理及び文書の取扱について必要な事項を定め、文書による事務処理を適正、かつ、能率的にすることを目的とする。

(事務処理及び文書取扱いの原則)

第2条　協議会における事務処理は、軽易なものを除き、すべて文書をもって行わなければならない。

第3条　文書の取扱いに当たっては、迅速と正確を期し、かつ、機密を重んじ、常に関係者間の連絡に遺漏のないように努め、これを保管する場合は、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(文書の発行名義人)

第4条　文書の発行名義人は、会長、事務局長とする。ただし、事務連絡等の軽微な文書については、この限りではない。

(文書管理責任者)

第5条　地域協議会に文書管理責任者を置く。

(文書に関する帳簿)

第6条　文書に関する帳簿として次の各号に掲げるものを備え置くものとする。

(文書の収受及び配布)

第7条　会長あて及び事務局あての封書については、開封し、事務を担当する者に配布する。この場合において、その内容が緊急、かつ、適正に処理を要するものについては、会長が別に定める受付印を押印の上、事務を担当する者あてに配布する。

(文書の管理)

第8条　文書の収受又は発議により起案した文書(以下「起案文書」という。)は、第6条第1項の文書管理簿に登録する。

(起案)

第9条　文書は、事案ごとに起案するものとする。ただし、2件以上の事案で、その間に相互に関連のあるものについては、これらを1件とみなし、一つの起案により処理することができる。

第10条　文書の起案をするときには、会長が別に定める起案用紙を用いるとともに、起案年月日、決裁年月日、施行年月日等を必ず記入しなければならない。

(文書の決裁)

第11条　起案文書には、その決裁に係る事項について処理案の要旨及び理由を記述した伺文を記載するものとする。ただし、供覧に係る文書その決裁に係る事項が軽微なものであるときは、この限りでない。

(決裁等の順序)

第12条　起案文書の決裁の順序は、原則として担当者、事務局班長、事務局次長、事務局長、会長(以下「決裁権者」と総称する。)の順序とする。

(後伺い)

第13条　決裁権者が不在であって、かつ、緊急を要する場合には、最終決裁権者(会長又は第14条の規定により専決処理することが認められた者をいう。)を除き、当該決裁権者の決裁を後伺いとして処理できる。

(文書の専決)

第14条　起案文書は、会長が別に定めるところにより文書の専決処理にすることができる。

(文書の代決)

第15条　副会長は、特に必要と認められる場合には、会長の代決をすることができる。

(供覧文書)

第16条　供覧に係る文書については、起案文書によらず、収受した文書の余白にゴム印による決裁欄を設けて供覧することとして、差し支えない。

(文書番号)

第17条　文書番号は、次のとおりとする。

(文書の施行)

第18条　起案文書の施行に当たっては、第6条第1項の文書管理簿に所要事項を記入し、当該文書の発行名義人の公印を押印するものとする。

(発送)

第19条　文書の発送は、通常郵便物によるほか、第5条第1項の文書管理責任者の指示を受けて速達、書留その他特殊扱いにすることができる。

第20条　前条の規定にかかわらず、協議会の近傍に所在する関係機関等にあて文書を発送する場合には、使送によることができる。

(文書の完結)

第21条　起案文書の決裁又は発送が終了したことにより、当該文書に係る事案が終了したときは、第6条第1項の文書管理簿に完結の旨を記入することとする。

(保存期間)

第22条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

(文書の廃棄)

第23条　文書で保存期間を経過したものは、第6条第2号の文書保存簿から削除し、廃棄するものとする。ただし、保存期間を経過した後も、なお、保存の必要のあるものについては、この旨を第6条第2号の文書保存簿に記入し、保存しておくことができる。

(雑則)

第24条　協議会規約及びこの規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、会長が別に定める。