(趣旨)

第1条　この訓令は、本町における文書の整理保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「文書」とは、事務執行上の意識を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子その他の物件をいう。

(文書取扱いの責任区分)

第3条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(帳票)

第4条　総務課には、次の帳票を備えなければならない。

(閲覧)

第5条　文書は、公務のほかは、主管課長の許可を得ないで他人に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその謄本を与えてはならない。

(文書の格納)

第6条　重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。

(文書の収受)

第7条　役場に到着した文書は、総務課において収受するものとする。

(総務課における普通文書の取扱い)

第8条　収受した文書は、次条の規定により開封しないもののほかは、直ちに開封し、収受日付印を押印するとともに、文書収受件名簿に所有事項を記入し、これを主管課に配布し、受領者の認印を受けるものとする。

(総務課における特殊文書の取扱い)

第9条　書留、親展文書及び秘密文書は、開封せず封皮に収受印を押印し、秘密文書処理簿に所要事項を記入の上、直接名宛人に配布する。

(国庫文書の取扱い)

第10条　2課以上に関連ある文書は、最も関係の深い課に配布する。当該文書を配布された課は、速やかに他の課に当該文書の写しを送付するか、又は急を要する場合は、関係課長の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱い)

第11条　文書に現金、金券、有価証券等(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、重要物件処理簿に記入の上、会計管理者に送付し、その受領印を付けなければならない。

(配布文書の取扱い)

第12条　各課において文書が配布されたときは、文書整理簿に所要事項を記入し、これを処理する。

(配布文書の返付)

第13条　各課においてその主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなくその旨を付せんして課長押印の上、総務課に返付しなければならない。

(収受文書の返還)

第14条　収受した文書で当町の主管に属しない文書は、総務課において返還又は転送の手続を執り、その旨を文書収受簿備考欄に記入するものとする。

(送付未納等の文書の取扱)

第15条　送料の未納又は不足の文書で官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(文書の処理)

第16条　各課の主管に係る文書は、課長が査閲し、これを副町長及び町長に呈覧後処理の要旨を指示して課員に交付する。この場合、特に重要と認める文書の処理については、課長はあらかじめ上司の指示を受けなければならない。

(起案)

第17条　文書の起案は、すべて起案用紙(様式第7号)を用いなくてはならない。

(起案文書の記載上の注意)

第18条　起案文書には、本文の前に起案の理由を簡易に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類を添付しなければならない。

(決裁文書)

第19条　決裁を要する文書が決裁になったとき(他の執行機関と会議を要するものについては、会議を終えたとき)は、総務課において原議に決裁済の年月日を記入し、総務課に係るものを除き、これを速やかに主管課に返付しなければならない。

(法令審査)

第20条　条例議案、規則案その他法務に関する文書は、関係課の合議を経て総務課において審査を受けなくてはならない。

(文書番号)

第21条　文書の番号及び帳票は、毎年4月1日をもって更新する。

(急施を要する文書)

第22条　急速に処理を要する文書は、その欄外に赤色の紙片をはり付ける。

(秘密文書の種類)

第23条　秘密文書については、秘密保全の必要度に応じ、次の3種類に区分する。

(秘密文書の表示)

第24条　秘密文書は、その区分を表わす「極秘」、「秘」及び「部外秘」の文字を朱書で表示しなくてはならない。

(秘密文書の取扱い等)

第25条　「極秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、総務課長とする。

(秘密の保持)

第26条　職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。

(秘密文書の処理)

第27条　秘密文書を作成したときは、秘密文書処理簿に記載しなければならない。

(電話による聴取)

第28条　各課において電話又は口頭で受理した事件は、聴取書に記載し、他課に属するものは、主管課長に通知する。

(文書のつづり)

第29条　文書は、1件ごとに起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

(公印の使用)

第30条　発送する文書には、総務課において保管する公印及び契印を押印しなければならない。

(発送の手続)

第31条　発送文書は、特定のものを除くほか、すべて所定の時刻までに総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。

第32条　完結文書は、主管課において整理しなければならない。

(保存年限)

第33条　文書の保存年限は、完結の翌年度4月からとし、別表のとおりとする。ただし、必要があるときは、町長の承認を得て、特に期間を定めることができる。

第34条　編冊した文書は、文庫に収蔵するものとする。

(電子文書の収受)

第35条　インターネット等を通じて受信した電子文書は、受信後速やかに紙に出力し、第8条に定める収受の手続きにより処理するものとする。ただし、軽易なもの又は処理を要しないものについては、この限りでない。

(電子文書の保存年限)

第36条　前条第2項で保存した電子文書の保存年限は第33条に準ずる。