○外ヶ浜町電子契約実施要綱
令和5年12月1日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この要綱は、デジタル技術を活用した業務効率化を推進し、行政手続のデジタル化の推進及び町民等の利便性向上を図るため、外ヶ浜町における契約事務に係る電子契約に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子契約 電子契約サービスを利用した契約の締結をいう。
(2) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(3) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(4) 電子契約サービス サービス提供事業者が町及び契約相手方の指示を受け、電子契約書にサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型(立会人型)電子契約サービスをいう。
(5) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(6) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(7) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(8) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(9) 町(契約事務担当者) 各契約案件で、電子契約サービスを利用した契約手続に係る事務を主に担当する町の職員をいう。
(10) 町(承認者) 各契約案件で、契約相手方及び町(契約事務担当者)が確認した契約書が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、承認する者をいう。
(11) 契約の相手方(契約事務担当者) 電子契約サービスを利用して町が締結する契約の相手方において、契約事務を担当している者をいう。
(12) 契約の相手方(契約締結権限者) 電子契約サービスを利用して町が締結する契約の相手方において、その契約を締結する権限を有している者をいう。
(電子契約の対象)
第3条 電子契約の対象とする契約等は、次の各号に掲げるものとする。ただし、電子契約によることが適当でないと決裁権者が認めるときは、この限りでない。
(1) 請負契約
(2) 委託契約
(3) 売買契約
(4) 単価契約
(5) 賃貸借契約
(6) 請書その他これに準ずる書類
(7) 各種協定書・覚書
(8) その他電子契約によることが適当と認められる契約
(電子契約の対象としない契約等)
第4条 電子契約の対象としない契約は、次に掲げるものとする。
(1) 法令等の規定により書面の契約書が必須となる契約
(2) 契約期間が10年を超える契約
(3) 契約の効力が10年を超える契約
(4) 自動更新条項付契約
(5) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(電子契約サービスの利用範囲)
第5条 電子契約サービスは、第3条の規定に基づき町が締結する電子契約に利用できるものとする。
(電子契約サービスの運用管理者)
第6条 電子契約サービスの運用管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、総務課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(町(承認者)の設置)
第7条 各所属に町(承認者)を置き、所属長が指名する者をもってこれに充てる。
(アカウントの取扱い)
第8条 アカウントは、運用管理者が設定し、電子契約サービスが利用できる者(以下「職員」という。)に貸与する。
2 アカウントの変更は、運用管理者が行うものとする。
3 パスワードの管理、設定及び変更は、運用管理者が行うものとする。
4 アカウントの取扱いは、運用管理者及び職員(以下「管理者等」という。)がこれを適正に行わなければならない。
5 管理者等は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(契約相手方への確認等)
第9条 町(契約事務担当者)は、契約相手方に電子契約サービスを利用した契約締結の意思の確認を行うものとする。この場合において、入札の方法により落札決定を行う場合は、落札者への通知と並行して確認を行うものとし、入札の方法によらない場合は、契約の相手方に対する契約の申入れに並行して確認を行うものとする。
2 町(契約事務担当者)は、契約相手方から電子契約サービスを利用した契約締結について同意を得た場合は、速やかに「電子契約同意書兼メールアドレス確認書(様式第1号)」を電子申請により提出させるものとする。
(契約書のアップロード)
第10条 町(契約事務担当者)は、決裁済みの契約相手方と事前に調整した契約書一式をPDF形式に変換し、電子契約サービスにアップロードするものとする。
2 町(契約事務担当者)は、アップロードした契約書一式に、契約締結日、契約期間等の入力欄を設定することができる。この場合において、契約書の入力欄として設定する部分に「年月日」等の記載がある場合は、アップロードする前に当該記載を削除するものとし、その入力欄への入力者は町(契約事務担当者)とする。
(契約書の送信等)
第11条 町(契約事務担当者)は、アップロードした契約書一式の送信を、原則として、「町(契約事務担当者)」、「契約相手方(契約事務担当者)」、「契約相手方(契約締結権限者)」、「町(承認者)」の順で行うものとする。この場合において、やむを得ないと認める事情がある場合は、契約相手方又は町の送信先をそれぞれ一つにすることができるものとする。
3 町(契約事務担当者)は、アカウント設定を行ったメールアドレスを用いるものとする。
(契約書の確認及び承認)
第12条 契約相手方は、電子契約サービスから送信されたメールに添付されているURLから、アップロードされた契約書一式が事前に調整したものと相違ないことを確認し、承認するものとする。この場合において、アップロードされた契約書一式が事前に調整したものと異なるなど誤りがある場合は、承認せずに、速やかに町(契約事務担当者)に連絡するものとする。
2 町(契約事務担当者)は、電子契約サービスからメールが送信されたときは、再度、契約相手方のメールアドレス等に誤りがないこと、及びアップロードした契約書一式が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、町(承認者)に承認を依頼するものとする。
3 町(承認者)は、電子契約サービスからメールが送信されたときは、速やかにアップロードされた契約書一式が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、承認するものとする。
(電子契約の締結)
第13条 電子契約は、前条の規定に基づき町(承認者)又は送信順が最後の者の承認により、アップロードされた契約書一式に電子署名及びタイムスタンプが付与されたとき、当該契約は締結となる。
2 契約を締結したときは、町(契約事務担当者)は、電子契約サービス上の「締結済み」フォルダにより、締結した電子契約書の内容、契約締結日等を確認するものとする。
(電子契約書の保存)
第14条 電子契約における契約書の正本は、電子契約サービス上に保存される電子契約書とする。
2 町(契約事務担当者)は、契約締結後、電子契約サービス上の電子契約書及び合意締結証明書をダウンロードし、電子データにより適切に保存するものとする。
3 電子契約サービス上に保存された電子契約書のデータは、町長が別に定める方法により、サービス提供事業者から提供を受けた総務課が適切に保存し、管理する。
(電子契約書の修正等)
第15条 町(契約事務担当者)は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正等)をするときは、修正後の契約書一式を電子契約サービスにアップロードし、再度、電子契約の手続を行うものとする。この場合において、修正後の契約書の契約締結日は、修正前と同日にするものとする。
(電子契約書の変更契約)
第16条 町(契約事務担当者)は、契約変更の必要が生じた場合は、変更契約書についても当初の電子契約手続のとおり電子契約の手続を行うものとする。
(事故報告)
第17条 職員は、パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を運用管理者に報告しなければならない。
(利用方法)
第18条 職員は、電子契約サービスを利用するに当たっては、法令等を遵守するものとする。
2 町(契約事務担当者)は、契約相手方に電子契約を送信するときは、町(承認者)を経由しなければならない。
(その他)
第19条 この要綱の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和5年12月1日から施行する。
