○外ヶ浜町文書事務整理保存規程
令和5年3月24日
訓令第10号
外ヶ浜町文書事務整理保存規程(平成17年外ヶ浜町訓令第9号)の全部を次のように改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の受取、配付及び収受(第10条―第16条)
第3章 文書の処理(第17条―第31条)
第4章 文書の発送、保存及び破棄(第32条―第37条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、本町における文書の整理保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図画、写真、フィルム及び電子文書であって、職員が組織的に用いるものとして、町が保有しているものをいう。
(2) 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)によって記録されたものであって、電子計算機による情報処理が可能なものをいう。
(3) 情報システム 電子計算機を利用して事務の管理を行うシステムをいう。
(4) 電子決裁 情報システムに登録した事務の処理に関し、電子的な承認をもって意思決定することをいう。
(5) 電子署名 電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(6) 電子メールシステム 外ヶ浜町行政情報ネットワーク、総合行政ネットワーク、霞が関WAN又はインターネットを通じて、町、他の地方公共団体、国、住民、事業者等相互間において、電子文書の交換を行うシステムをいう。
(7) 電子メール文書 電子メールシステムにより交換される電子文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過及び所在を明らかにし、事務を能率的にできるようにしておかなければならない。
2 事案の処理は、すべて文書によるものとする。
3 前項の処理は、原則として情報システムを利用して行わなければならない。
4 前項の規定にかかわらず、情報システムにより事務を能率的にできない事務の処理にあっては、情報システムによる事務の処理を行わないものとする。
(文書取扱いの責任区分)
第4条 文書取扱いの責任区分は、特別の事情がある場合を除き、次に掲げるとおりとする。
(1) 受取、配布及び発送 総務課
(2) 受付、起案、回議、決裁、浄書、整理、保管、保存、編集、引継ぎ及び廃棄 主管課
(帳票)
第5条 各課には、次の帳票を備えなければならない。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 前各号に掲げるもののほか、必要な帳簿
2 総務課には、次の帳票を備えなければならない。
(1) 例規公付簿(様式第2号)
(2) 前各号に掲げるもののほか、必要な帳簿
(庁外持出しの制限)
第6条 文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ課長の許可を受けたときは、この限りでない。
(閲覧)
第7条 文書は、公務のほかは、主管課長の許可を得ないで職員以外の者に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその謄本を与えてはならない。
(部外者の閲覧)
第8条 主管課長は、職員以外の者から各課に備付けの文書の閲覧を求められたときは、差し支えないと認めるものに限り、閲覧させることができる。
(文書の格納)
第9条 重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。
第2章 文書の受取、配付及び収受
(文書の受取及び配付)
第10条 町に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、総務課が受け取り、各課に配付するものとする。
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第11条 勤務時間外に到達した文書のうち郵送されたものその他これに類するものは、守衛業務を行う者が受け取り、総務課に回付するものとする。
(配布文書の取扱い)
第12条 各課において文書が配布されたときは、文書収発簿に所要事項を記入し、これを処理する。
(文書の収受)
第13条 各課は、前条の規定により配付された文書を開封し、速やかに収受しなければならない。
2 文書の収受は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 情報システムに文書の件名や相手先等の必要事項を登録すること。
(2) 文書に、各課の収受印を押し、必要に応じて番号を記入すること。
4 軽易な文書については、第2項に規定する処理を省略することができる。
(電子メール文書等の収受)
第14条 各課は、受信した電子メール文書及び電子文書で必要と認めるものは、前条に定めるところにより収受しなければならない。
(配布文書の転送)
第15条 各課においてその主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することができる。
(料金未納等の文書の取扱)
第16条 送料の未納又は不足の文書で官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第17条 各課の主管に係る文書は、自ら処理するもののほか、課長が査閲し、これを副町長及び町長に呈覧後処理の要旨を指示して課員に処理させなければならない。特に重要と認める文書の処理については、課長はあらかじめ上司の指示を受けなければならない。
(起案)
第18条 文書の起案は、情報システムに件名、起案理由等必要な事項を登録することにより行う。
2 情報システムによる文書の起案が困難な場合は、起案書(様式第3号)を用いて起案を行うことができる。
3 起案文書等を加除訂正したときは、その記録を残し、疑義の生じないようにしなければならない。
(起案の要領)
第19条 起案文書には、起案理由のほか、関係法規その他参考となる事項又は書類を添付しなければならない。
(決裁)
第20条 第17条の規定により起案を行う事案の処理は、すべて上司の決裁を受けなければならない。
2 前項の決裁は、原則として電子決裁により行うものとする。
3 第18第2項に規定する起案書の決裁は、決裁者からの押印決裁により行うことができる。
4 秘密又は重要な文書の決裁は、「極秘」、「秘」、「部外秘」又は「重要」と朱書きし、その文書の内容を説明しうる職員が説明し決裁を受けなければならない。
5 押印決裁を要する文書が決裁になったとき(他の執行機関と会議を要するものについては、会議を終えたとき)は、決裁済の年月日を記入しなければならない。
(法令審査)
第21条 条例議案、規則案その他法務に関する文書は、関係課の合議を経て総務課において審査を受けなくてはならない。
(文書番号)
第22条 文書の番号及び帳票は、毎年4月1日をもって更新する。
(秘密文書の種類)
第23条 秘密文書については、秘密保全の必要度に応じ、次の3種類に区分する。
(1) 極秘 秘密保全の最高度に必要であって、その漏えいが町の利益に損害を与えるおそれのあるもの
(2) 秘 極秘に次ぐ程度の秘密であって関係者以外に知らせてはならないもの
(3) 部外秘 前2号のいずれの区分にも属さない秘密であって通常部内の使用のみにとどめるもの
(秘密文書の表示)
第24条 秘密文書は、その区分を表わす「極秘」、「秘」及び「部外秘」の文字を朱書で表示しなくてはならない。
(秘密文書の取扱い等)
第25条 「極秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、総務課長とする。
2 「秘」及び「部外秘」の文書保管責任者は、主管課長とする。
(秘密の保持)
第26条 職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。
(電話による聴取)
第27条 各課において電話又は口頭で受理した事件は、文書に記載し、他課に属するものは、主管課長に通知する。
(公印の使用)
第28条 発送する文書には、総務課において保管する公印及び契印を押印しなければならない。
2 次の各号のいずれかに該当する文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。
(1) 国又は他の地方公共団体等に対して発する文書であって、国又は他の地方公共団体等が公印の押印を要しないと認めたもの
(2) 相手先が庁内である文書
(3) 庁外からの文書のうち、電子メール又はファクシミリ等により回答する旨予め定められているもの
(4) 公印の印影刷込文書
(5) 軽易な文書又は文書の性質上不要と認められるもの
2 電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に当該決裁文書を添えて総務課に提示し、電子署名を行うことを請求するものとする。
3 総務課は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。
(電子メールによる施行)
第30条 第28条第2項の規定により公印及び契印の押印を省略する電子文書は、電子メールを送信することにより施行(決裁文書の内容を相手方に表示し、その効力を発生させることをいう。)することができる。
2 前項の規定により電子文書を施行する場合は、電子メールを作成する画面において、必要に応じ表題又は内容を表記したうえで、送信しようとする電子文書を添付して行うものとする。
(電子掲示板による施行)
第31条 不特定の職員に対して周知する文書は、情報システムの電子掲示板に電子文書を掲載することにより施行することができるものとする。
第4章 文書の発送、保存及び破棄
(発送の手続)
第32条 発送文書は、特定のものを除くほか、すべて所定の時刻までに総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。
(完結文書)
第33条 完結文書は、主管課において整理しなければならない。
2 文書は、係別とし、保存年限を表示して、登録、編冊するものとする。
3 文書は、年度ごとに、登録、編冊しなければならない。
(保存年限)
第34条 文書の保存年限は、完結の翌年度4月からとし、別表のとおりとする。ただし、必要があるときは、町長の承認を得て、特に期間を定めることができる。
(電子文書の保存)
第35条 文書のうち電子文書は、当該電子文書の内容を画面等に出力し、又は編集できるよう、必要に応じて共用サーバー等適切な記録媒体に保存するものとする。
2 電子文書を保存するときは、各課別に区分して、年度ごとに保存するものとする。
3 記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止するため、適切な措置を講じなければならない。
(電子文書以外の保存)
第36条 編冊した文書は、文庫に収蔵するものとする。
2 文書を収蔵するときは、各課別に区分して、その編冊暦年又は年度ごとに配列するものとする。
3 文庫内は、常に整とんし、喫煙及び一切の火気を使用してはならない。
(文書の廃棄)
第37条 保存を必要としなくなった文書を廃棄する場合は、消去、記録媒体の破壊、焼却等適切な方法により処理しなければならない。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第34条関係)
文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | |
第1種 | 永久保存 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類 3 町公報 4 進達、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継ぎに関する重要な文書 10 財産及び町債に関する重要な文書 11 町税徴収に関する文書 12 文書保存台帳 13 工事関係書類で特に重要なもの 14 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 15 歳入歳出決算書 16 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 租税その他各種公課に関するもの 8 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 2年保存 | 1 自動車臨時運行許可申請書及び許可証に関する文書 2 その他2年保存の必要を認められるもの |
第6種 | 1年保存 | 軽易な文書 |
